個人資料(私隱)政策聲明
總覽
1.
本政策聲明是根據香港特別行政區《個人資料（ 私隱）條例》－ 第 486
章（「條例」）， 為香港社區組織協會就其責任及政策提供資料。
2. 如欲索取本會有關遵守條例及其他私隱法例的資料，請致函本會(香港九龍何文田公主道
52 號三樓)聯絡本會的機構主管/私隱條例事務主任。
3.
此政策內「個人資料」一詞含有條例所解釋的意義。本會政策
4. 本會遵守條例的責任及要求，
屬下主管人員、管理層及員工必須時刻對本會（ 或代表本會） 所收集及／
或儲存及／ 或傳送及／ 或使用的所有個人資料保密， 並妥善保存。
5. 本會確保所收集及／
或儲存及／ 或傳送及／ 或使用的所有個人資料， 必須遵照條例規定的責任及要求處理。
6. 倘若個人以合法方式要求取得及／
或修正本會所持有關於其本人的個人資料， 本會會根據條例規定的時限及方式提供及／ 或修正上述資料。
運作聲明
所收集的個人資料類別
7. 本會或會要求閣下提供下列的個人資料，
以便就提供社區組織工作及社會服務進行登記及管理。 倘若沒有此等資料， 便不可能滿足務要求。此類資料包括（ 但不限於）：
- 姓名；
-
通訊地址；
-
電話號碼；
-
聯絡詳情， 包括聯絡人姓名及電話號碼或電郵地址； 或
-
用以核對身分的資料， 包括身分證明文件類別及號碼。
8. 在某些情況下， 閣下或需按要求提供若干資料，
以便我們跟進個案、提供服務或推行政策倡議工作。然而， 若有關的服務是按個人所需而設並需要閣下提供一切所需資料，
不提供此等資料會令本會不能提供有關服務。此類資料包括（ 但不限於）：
- 年齡；
-
性別；
-
薪金水平、資產及僱員資料；
-
教育程度及職業；
-
接受相關服務紀錄；
-
興趣及公餘活動；及
-
家庭及家居統計資料。
個人資料的準確性
9. 本會盡可能利用通用的做法及守則，
核實所提供的資料。在若干情況下， 本會能藉著所持有的現有資料， 鑒別所提供資料的真偽。根據條例的要求， 本會在某些情況下需要查核文件正本，
才能使用身分證明文件及／ 或住址證明等個人資料。
10. 雖然本會目前沒有安排將所持有的個人資料以聯機方式提供查閱及改正， 但本會已全面履行條例所規定的「查閱及改正資料的權利」責任。詳情請參閱下文「查詢及改正個人資料」一節，
以瞭解如何取得及改正本會所持任何有關閣下的個人資料。
個人資料的保存
11. 本會將會根據內部的保存政策，銷毀所持有的個人資料。此政策指出：
(1) 個人資料會保存至達到與收集上述資料之原來目的，或直接有關之目的為止； 除非上述個人資料可根據任何適用法規或合約規定須予以保存； 及
(2) 根據上述準則及本會的內部程序，個人資料在特定的儲存期限後便會在本會的電子、人手及其他儲存系統中被清洗。
個人資料的披露
12. 本會所持有的全部個人資料將予以保密，本會只會在有需要披露此等資料以達到收集此等資料之目的，
或直接與其有關之目的時， 向有關人士披露資料。個人資料也可根據條例披露予有權取用此等資料的任何人士， 但他們須證明其取用資料的權利。例如，
若法庭發出指令， 要求本會提供若干客戶的資料， 本會便會向法庭正式委任的人員披露上述資料。
個人資料的保安
13. 載列個人資料的實際記錄，在不使用時妥善存放在上鎖的儲存器內。
14. 而電腦數據存放在設有限制進出地方的電腦系統及儲存媒體內，取用資料亦受嚴格監管。
15. 凡未經管理層正式授權的人士，不得取用記錄及數據。有關權利只在
「必須知道」的情況下授予，
並根據個別人士在會的職責及受訓情況而定。
16. 本會的記錄由指定的資料專責人員控制，他們負責確保資料的轉移或取用是合法並符合條例規定。
17. 本會可能提出審計記錄，以核實更改的數據，並確定數據的完整性。
18. 本會可能設有記錄違反事項的程序，以便調查未經授權試圖取用資料的行為。
查詢及改正個人資料
19. 根據條例規定，
個人可有權：
19.1 確定本會是否持有關於其本人的個人資料，
並（ 如有者） 取得該等資料的副本；
19.2 要求本會改正關於其本人而不準確的個人資料以達致使用該資料之目的； 以及
19.3 確定本會有關其本人個人資料的政策及做法，
總體上符合本政策及做法的規定。
20. 本會於接納有關取用要求的真確性及有效性後，會盡力依從該要求，
並在條例規定的期限內予以回覆（ 在本會收到查閱資料要求後的
40 日內）。根據私隱條例規定， 如要提出查閱資料的要求，資料當事人應 使用 私隱
專員發 出的 查閱 資料要 求表 格 ( 可從以 下網 址下 載： http://www.pcpd.org.hk/chinese/publications/files/Dformc.pdf。)， 並郵寄至本會跟進。如不使用這款表格，
本會可拒絕查閱資料的要求。
21. 任何有關本會遵守條例責任的查詢，請致函下列地址：九龍何文田公主道 52 號三樓或電郵至： [email protected]